オフィスの応接室の役割

企業などでお客様を応対するための部屋が応接室です。椅子やテーブルをしつらえ、社外の人が来訪した際に使用します。お客様をお迎えし、おもてなしするスペースが応接室の役割といえます。

応接室と会議室の違い

応接室は主に社外の人を応対する場所です。お客様がゆったりとリラックスして過ごせるような空間である事が求められます。

一方、会議室は社内または社外の人と主に実務的な打ち合わせをする場所です。会議室は商談、プレゼン、会議、打ち合わせといったことなどに使用されると考えると、より実用的でなければならないでしょう。

近年ではスペースや効率の関係から、応接室兼会議室として兼用する場合も多く見られます。どのように使用することが多いかによって、レイアウトの検討も変わります。

オフィス応接室のレイアウトポイント7つ

オフィスの応接室のレイアウトを考えるにあたって、どのようなことをポイントとして押さえればよいでしょうか。機能性やコンセプトなどレイアウトのポイントについて、解説していきます。

1：応接室の場所

社外の人を応対する応接室は、入り口や受付から近い位置に設置した方がよいでしょう。入り口から遠いと、応接室にたどり着くまでにお客様が不安な気持ちになることもないとは言い切れません。また、セキュリティを考える上でも執務スペースを通るようなことは避けたいものです。

社外の人をお通しする応接室は、社内の人間だけが使用するエリアと明確に区切る方が無難です。

2：機密性があるか

応接室の中にまで電話の話し声や社員の会話が聞こえてくるようでは、お客様は会話に集中できないでしょう。機密保持の観点からも好ましくありませんので、応接室にはある程度の機密性が必要とされます。お客様を居心地のよい落ち着いた空間でおもてなしすることが望まれます。

3：応接室までの道筋がスムーズか

入り口近くに設置したとしても、ある程度の距離を案内するわけですから、通路にものが置いてあったり、極端に狭い通路だったりでは印象がよくありません。人がすれ違っても余裕があるくらいの、広くすっきりとした空間を保ちましょう。

スペースにゆとりがあるなら観葉植物などを配置してもよいでしょう。こういった配置物はスペースの区切りにも使う事ができます。お客様がスムーズに応接室にすすめる事が理想です。

4：上座などマナーを意識したレイアウトになっているか

通常、応接室の入り口から遠い方が上座になります。応接セットは、長いソファ1脚、1人掛けソファ2脚、ローテーブルが一般的ですが、1人掛けソファよりも2人掛け、3人掛けのソファの方がよい席とされています。入り口から遠い方に長いソファを配置するようにしましょう。

また、大きな窓があり美しい景観が臨める場合は、景色が見える席が上座となります。お客様が躊躇なく席につけるようなレイアウトを意識しましょう。

5：快適に過ごせるかどうか

応接室の部屋の雰囲気、家具のしつらえはお客様の会社に対する印象を大きく左右します。お客様が快適に過ごせて、会話が弾むようなレイアウトを意識します。

窓のない部屋は殺風景な印象になり、お客様が緊張してしまうこともあるでしょう。絵を飾る、花や観葉植物を置くだけでも、華やかさがプラスされ快適さは増します。

家具はお客様の動線を邪魔せず、かつ圧迫感を受けたり閑散とした印象になったりしないよう、部屋のサイズにあったものを置くことが重要です。椅子は硬すぎず柔らかすぎず、長時間座っていてもストレスの少ないものを用意しましょう。

6：会社の個性やコンセプトが伝わるかどうか

応接室は会社の顔ともいえるスペースです。お客様によい印象を持ってもらえるようなレイアウトを工夫しましょう。

会社のコーポレートカラーを壁やインテリアに取り入れるとよいでしょう。また、会社の扱う商品を棚やテーブルなどにおしゃれに陳列するのもおすすめです。話のきっかけになり、なごやかな会話につながります。

一目で会社の個性やコンセプトが伝わるようなこだわりある空間を演出することで、商談を後押しできたら理想でしょう。

7：来客人数が多い場合の予備の椅子があるか

多くの場合の来客人数は1〜2人であっても、時にそれ以上の人数になることもあります。そのため、予備の椅子を何脚か準備しておいた方が安心です。その場合でも、お客様に窮屈さを感じさせないよう、レイアウトには余裕を持つようにしましょう。

応接室に使用するオフィス家具のポイント4つ

応接室の家具を選ぶ際には、どのようなことに留意すればよいでしょうか。大まかなレイアウトは決めていたとしても、家具の素材、大きさ、見栄え、機能性、コストなど考慮することは多くあります。

1：応接室のサイズに合わせた寸法であること

応接室の広さにあった家具を選びましょう。重厚感や高級感を意識するあまり、部屋に対して大きすぎる家具を選ぶと、圧迫感を感じさせ移動にも支障が出ることがあります。また、サイズが大きすぎて搬入ができないということは避けなければなりません。

一方で、部屋の大きさに比べ、コンパクトすぎる家具だと、がらんとした印象になり、お客様が落ち着かない気持ちになるでしょう。

部屋の広さ、搬入するドア、応接家具の寸法をきちんと測った上で、動線がスムーズか、統一感があるかなど配置した時をイメージして選ぶことが大切です。

2：使用する人数を意識して選ぶこと

一般的な応接セットは2〜3人掛け用ソファ1脚、1人掛けソファ2脚とローテーブルです。また、最近は会議室を兼ねた応接室もよく見られます。

さらに、3人以上が来訪する事が多く、実務的な打ち合わせがメインの場合は、高さのある会議用のテーブルと椅子の方が効率的な場合があるでしょう。

カラー、素材などバリエーションは豊富にあります。応接室を使用する人数や用途を考慮して、家具を選ぶ事が重要です。

3：座り心地が良い椅子を選ぶこと

椅子は座り心地にも配慮しましょう。座面が柔らかすぎると体が沈んでしまいビジネスの話には不向きですし、硬すぎると居心地が悪く感じられる恐れがあります。

また、皮や布張りなどの素材や大きさによっても座り心地は変わってきます。体格のよいお客様にも窮屈に感じられないように注意しましょう。

4：素材は用途や機能に合わせて選ぶこと

皮張りは見栄えがよく、耐久性、防汚性がありますが、コストは高めです。布やメッシュ素材はコストが少なくてすみますが、耐久性や見栄えは劣ります。

応接室が役員や幹部が使用することをメインとするなら、皮張りなど高級感のあるものがふさわしいでしょう。しかし、プレゼンや打ち合わせがメインとなる場合は、機能性を重視した椅子と高さのあるテーブルの方が実務的といえるでしょう。

いずれにしても部屋の用途、雰囲気に合わせ、コスト、耐久性、高級感などを総合的に考えて選ぶことをおすすめします。

オフィスの応接室のレイアウトを考えよう

オフィスの応接室のレイアウトについて、ポイントを解説しました。応接室はお客様がその会社を見る一番の入り口です。お客様に気持ちよく過ごしてもらい、お客様との関係づくりに役立てられるような応接室が理想です。

オフィスの新設、移転、改修などきっかけはいろいろありますが、プランの段階からしっかりとポイントを押さえて、こだわりの詰まった応接室になるための参考にしてください。